第2回:Web PerformerWf のご紹介

第2回:Web PerformerWf のご紹介

はじめに

 はじめまして、キヤノンITソリューションズのNと申します。現在、働き方改革やテレワークの浸透で業務のペーパーレス化を模索されている方も多いかと思いますが、「脱ハンコ」「ペーパレス化」には承認業務(ワークフロー)のシステム化は避けて通れません。

 今回のコラムでは、弊社が製品開発をしてきましたワークフロー・システム開発ツール『Web PerformerWf(以下、WPWf)の特長をご紹介してまいります。

既存の申請フォームを忠実に再現

 長年、組織で利用されてきたフォームレイアウトやExcelシートにはさまざまな“現場の知恵”が詰め込まれています。例えば、慣れ親しんだ書類のレイアウトは承認者にとって効率よく内容を確認するための道しるべとなります。

 『WPWf』では、そんな従来の書類のレイアウトに則って、忠実な罫線やタイトルをGUIで簡単に定義できます。さらに、既存のExcelベースの帳票をイメージファイルに一括変換して取込むような機能も備えています。したがって、利用ユーザーは電子化前の書類と見た目では変わらない画面フォームを利用して起案・承認・閲覧することが可能となります。
 

 

複雑な承認プロセスもGUIで視覚的に定義

 稟議書や決裁書などの規定は、その組織の“企業文化そのもの”でもあります。多くのワークフロー・システムは経路を定義する機能を備えていますが、ペーパーでの運用を100%再現できるわけではありません(ハンコ欄が足らなければ、欄外にハンコを押すなどの臨機応変? な運用はその最たるものです)。かといって、製品の都合だけで安易に変更することはできません。また、専門知識を持った技術者でなければ設定された承認ルールが理解できないようであれば、チェック&バランスの原則を歪めかねません。

 『WPWf』では、アイコンをドラッグ&ドロップするだけで複雑な承認プロセスをビジュアルに定義し、条件分岐の判断も一般的な条件式で表すことができるため、複雑な稟議書、決裁書の経路を明快に定義することが可能です。

 

リアルタイムで周辺システムと連携

 申請・承認されたデータは再利用することで、業務の生産性向上に大きく寄与します。一定期間溜まったデータをまとめて事後的に連携する方法、申請単位で承認の都度、自動連携する方法が選択可能ですが、IT統制上は後者が望ましいのではないでしょうか? 周辺システムとのデータ連携を申請・承認フロー内に予め組込むことで、担当者による処理モレや転記ミスを防ぎ、情報漏洩の可能性も最小限にすることが期待できます。

 『WPWf』の画面フォームにはデータベースを直接更新することができる専用機能(ユニット)を配置することができます。リアルタイムで外部のデータベースを更新できる機能は基幹システムの一部として、あるいはERPパッケージのフロントエンド(入力基盤)として機能することが可能となります。

組織変更時の課題を見越した自由度の高さ

 人事異動や組織変更に素早く対応することは、ワークフロー製品の最大の課題です。組織変更や人事異動のタイミングでは、事前に新しい組織データを登録しておき、異動日の午前0時に各マスタ(部門、ロール、ユーザ)を自動的に入れ替えることができる機能等は多くのワークフロー製品でも採用されています。

 但し、難しいのはこの先にあります。稟議や購買など、比較的に承認経路の長いフローでは、既に申請済ながら承認完了していないケースが必ずあります。例えば、新年度の初日、前年度の経費精算の承認は昨年度の上長でしょうか? それとも新年度の上長でしょうか? また、昨年度に起案された稟議の決裁者は昨年度の部門長でしょうか? それとも新年度の部門長でしょうか?

 『WPWf』業務のニーズに応じて「起案時の組織に従う」、「最新の組織で再解決する(振り直し)」のどちらも対応可能な精巧な仕組みを用意しています。もちろん、サーバ側でルールを一括適用するため、一般ユーザーは判断や操作を必要としません。どこまでもルールに従うことが『WPWf』の基本姿勢です。

 

プラットフォームとしての高い拡張性

 『WPWf』はワークフロー・エンジンとしての機能も備えています。弊社のもう一つの主力製品であるローコード開発ツール『Web Performer』は多様なWebアプリケーションを生成することができます。同時に『WPWf』をワークフロー・エンジンとして呼出すための機能が予めビルトインされているため、申請、承認機能を備えたWebアプリケーションに拡張することができます。

 さらに、『Web PerformerWf+(プラス)にライセンスを拡張することで、ワークフロー・エンジン機能を一般的なアプリケーション(Webサービスを呼出しが可能な開発言語を利用)に開放することが可能です。一般ユーザーが利用するインターフェイスを専用のエディタ、ローコード開発ツール、スクラッチ開発から選択できることは、『WPWf』がワークフロー・プラットホームとしての拡張性の高さも示しています。

まとめ

 以上、『WPWf』のご紹介でした。その特長を下記にまとめました。
 

WPWfの特長
特長① 既存の申請フォームを忠実に再現
特長② 複雑な承認プロセスもGUIで視覚的に定義
特長③ リアルタイムで周辺システムと連携
特長④ 組織変更時の課題を見越した自由度の高さ
特長⑤ プラットフォームとしての高い拡張性

 

 ワークフロー・システムをご検討されているお客様に『WPWf』の特長や簡単なデモをご案内すると、「何でもできそうな柔軟性がありますね」との感想を頂くことがままあります。ありがたいご感想ですが、製品のコンセプトとしては正しくメッセージが伝わっていない可能性があります。『WPWf』では、「完了した案件は一切変更ができない」、「対象案件が自身の手元に差戻されない限り、起案者であって内容更新はできない」など、たくさんの“できない”もあります。承認された案件の信頼性を担保するための“できない”もワークフロー製品の重要な機能と考えるからです。

 ご興味を持って頂いた皆さま向けに、より詳しい説明を下記動画にて公開しております。是非ともご覧ください。目指せ、脱ハンコ!