第1回:テレワークの中心はワークフロー・システム!

第1回:テレワークの中心はワークフロー・システム!

はじめに

 はじめまして! ワークフロー研究室(株式会社テクラス)のKです。当サイトでは、テレワーク時代の「脱ハンコ」にお悩みの皆様へ、昨今、注目を集めているワークフロー・システムについてじっくりとご紹介してまいります(全7回/毎週木曜日更新予定)。少しでも皆さまにお役立ちできるような情報をわかりやすくお届けしていきますので、是非ともお見逃しなく!

 早速ですが、記念すべき第1回は「テレワークの中心はワークフロー・システム!」と題しまして、ワークフロー・システムの必要性をご説明してまいります。

テレワークを阻害する「ハンコと書類」文化

 昨今、新型コロナウイルスの影響によって、ますます重要視される「働き方改革」。その施策の中でも、特に注目を集めているキーワードが「テレワーク」です。

 しかしながら、「いざテレワークを進めよう!」と号令がかかったとしても、なかなか浸透せず、出社を余儀なくされる方が多いのも実情ではないでしょうか? 企業や役職によって事情は異なるかとは思いますが、その最大の理由のひとつが従来から日本の事務処理に根強く残る「ハンコと書類」の存在です。

 古くから多くの日本企業では、紙の書類に上司のハンコ(=承認)をもらいながら業務を進めてきました。やがてIT化が進み、書類自体のデジタル化(WordやExcel)は進みましたが、ハンコをもらうというアナログなカルチャーは根強く残ったままです。ですので、稟議書の回覧のために、交通費の精算のために、見積書の提出のために……などなど、社内に残るさまざまな「ハンコと書類」のために出社が必要となり、結果的にテレワークが定着しない。そんな課題が多くの企業で浮き彫りとなっています。

テレワークを阻害する5大要因
その1 書類へのハンコがもらえない
その2 会社にある紙の書類をすぐに確認できない
その3 同僚とのコミュニケーション・雑談が減る
その4 自分以外の仕事の進捗が把握しづらい
その5 仕事モードへの切り替えが難しい

ワークフローの電子化は「脱ハンコ」の特効薬!

 そんな課題をお持ちの皆さまにとって、打ってつけの解決策がワークフロー・システムなのです。そもそもワークフローとは「業務の一連の流れ」を指します。その流れをシステム化することで、パソコンやスマホがあれば、“いつでも”“どこでも” 申請 → 承認を実施可能となるのです!

 例えば、稟議書を例にしてみると、電子化されていなければ、申請者も承認者も出社して、印刷した紙にそれぞれが処理(押印)する必要がありました。しかし、電子化されていると、稟議書の作成 → 申請 → 承認の一連の処理を自宅や外出先からも完結することができます。

 つまり、テレワーク中であってもグングンと事務処理が進むワークフロー・システムは「脱ハンコ」=「働き方改革」の特効薬となりえるのです!
 

一般的なワークフロー・システム(製品)の特徴
特徴① 柔軟な申請→承認ルートの設定が可能
特徴② 紙の帳票と変わらない入力画面
特徴③ 申請業務の見える化=迅速化
特徴④ 他システムやデータベースと連携できる製品も

まとめ

 テレワークを補助するITツールには、Web会議システムやVPN装置(仮想私設網)、チャットツール……など、多岐にわたりますが、テレワーク推進の最大の障壁である「脱ハンコ」に効果を発揮する最善策はワークフロー・システムなのです。まさに、「テレワークの中心はワークフロー・システム」と言えるのではないでしょうか!

 次回以降のコラムではワークフロー・システムの具体的な製品についてご紹介してまいりたいと思います。乞うご期待ください!! 目指せ、脱ハンコ!