第7回:ワークフロー・システムのさらなるメリット

第7回:ワークフロー・システムのさらなるメリット

はじめに

 「withコロナ時代」をいかがお過ごしでしょうか? ワークフロー研究室(株式会社テクラス)のKです! さて、1ヶ月半にわたって連載してきた当コラムもいよいよ最終回となります。今回はワークフロー・システムの+αなメリットをお届けしまいりたいと思います!

まだまだあるぞ! ワークフロー電子化の利点

 「脱ハンコ」の特効薬としてご紹介してきたワークフロー・システムですが、他にもさまざまな効能があります。せっかくワークフローをシステム化するのであれば、とことん使い倒して有効活用したいものです。今コラムでは、知れば知るほど奥深~いワークフロー・システムのさらなるメリットを見ていきましょう。

+αのメリット1 意思決定のスピードアップ

 まずは「意思決定のスピードアップ」です。デスクのトレイに忘れ去られる申請書、部長が海外出張中でいつまでも承認が進まない……。紙帳票ではそんなことも起こりがちですが、電子化すれば心配ご無用です!

 ワークフロー・システムではパソコンやスマホがあれば、外出先や移動中の空き時間に申請&承認が可能です。たとえ、承認者が別拠点にいたとしても、書類が郵送されるための時間もカットできます。

 仮に承認者に忘れられていたとしても、どこで誰がストップさせているのか、関係者に進捗状況を「見える化」することもできますので、大幅に決裁のスピードアップが図れます! 

+αのメリット2 内部統制の強化

 さらなるメリットとして「内部統制の強化」があげられます。

 「承認者を間違えて申請してしまった……」なんてお話がよくありますが、ワークフロー・システムを導入すると、決裁権限規定に則って事前に設定した承認経路を徹底させることができます。内部統制と聞くと小難しく聞こえるかもしれませんが、例えば、決裁金額の上限に応じて自動的に承認者を変更するなど、システムが諸条件を判定し、ユーザーに意識させることなく自社の決裁権限規定を徹底させることができるのです。

 もちろん、帳票の入力項目のエラーチェックも可能です。金額の自動計算をはじめ、条件と連動して必須入力項目を変えるなど、複雑な設定も実装が可能です。「ケアレスミスで差し戻し&書き直し……」なんて、二度手間を事前防止することができます!

 また、システム上で過去の処理履歴をデータとして保持しているので、設備投資や新規出店など、経営に関する重要な意思決定の透明性を担保してくれます。日付やキーワード等による検索機能も充実しているので、「改ざん防止」+「追跡性」もバッチリです!

+αのメリット3 業務効率化

 例えば、経理担当者が交通費精算承認後→会計ソフトに再入力したり、購買担当者が備品購入承認後→発注伝票を作成したり、事務処理では多くの二重入力が発生しています。例えば、上記2つの処理が承認完了と同時に自動連携できれば、どんなに便利でしょうか? ワークフロー・システムの中には、直接、他のデータベースへ書き込みができる機能を有した製品も数多くありますので、無駄な入力が不要になり人為的ミスを大幅に減らすことも可能になります。
 

ワークフロー・システムのさらなるメリットの一例
さらなるメリット1  意思決定のスピードアップ
さらなるメリット2  内部統制の強化
さらなるメリット3  業務効率化

まとめ

 他にも、ペーパレスによる印刷費&郵送費のコストダウンなど、さまざまなメリットがあるワークフロー・システム。導入当初だけでなく、組織変更や法制度変更に応じた定期的な見直しにより、継続的に業務改善ができればベストです。「脱ハンコ」以外にもこれだけの利点があるとは……。ワークフロー・システム、恐るべしです!

 以上で全7回にわたってお届けしてまいりました当コラムも今回が最終回です。短い期間でしたが、最後までお付き合いいただき誠にありがとうございました! コラムだけではお伝えしきれないほど、ワークフロー・システムは奥が深~い製品です。当研究室を主催する弊社では、10年以上にわたってワークフロー・システムのご提案~導入を手掛けてまいりました。導入のご相談はもちろんのこと、ちょっとした疑問なども「お問い合わせフォーム」よりお気軽にご質問ください!

 「withコロナ時代」を迎えた今、皆さまのより良い「テレワーク」ライフをお祈りしています‼ また、お会いできます日を! 目指せ、脱ハンコ!