第4回:ワークフロー・システムの選ぶポイント

第4回:ワークフロー・システムの選ぶポイント

はじめに

 ご無沙汰しておりましたワークフロー研究室(株式会社テクラス)のKです。皆さまのテレワークははかどってますでしょうか? さて、第2~3回のコラムで『Web PerformerWf』『X-point Cloud』の魅力を各メーカーのご担当者様から熱~く語ってきましたが、ここでひとつの疑問が浮かんでくるのではないでしょうか。

 結局のところ「ワークフロー・システムって、どの製品を選べばいいの?」。

 今回はそんな疑問にお応えすべく、製品選定のコツを語ってまいります!

大別すると「オンプレ型」と「SaaS型」の二択!

 ワークフロー・システムを選ぶ上で、大別しますと「オンプレ(オンプレミス)型」「SaaS(クラウド型)型」の2つの提供方式に分類することができます。「オンプレ型」とは、自社内やデータセンターなどに自前でサーバを用意して、システムを構築します。もう一方の「SaaS型」とは「Software as a Service」の意で、メーカーが予め用意したクラウド上のアプリケーションをインターネット経由で利用する仕組みです。

 上記の「オンプレ型」「SaaS型」の2つの方式をユーザー視点で大まかに比較してみますと下記のようになります。
 

比較ポイントオンプレ型SaaS型
① 社外からのアクセス社内ネットワークに
アクセス可能な仕組みが必要
インターネット接続環境が
あれば利用可能
② 帳票・経路作成カスタマイズ性は高いが、
作成難易度も高め
カスタマイズ性は低いが、
導入までが容易
③ データ連携他システムのデータベースと
データ連携が可能
バッチ処理や手作業など、
なんらかの工夫が必要

 それでは実際に各ポイントを詳細に見てまいりましょう!

ポイント① 社外からのアクセス

 「脱ハンコ」を目指すテレワーク環境において、特に気になるのが自宅からの利用の可否ではないでしょうか。

 「オンプレ型」の場合、自宅や外出先から利用する際は、社内ネットワークにアクセスできるような環境(VPN装置やリモートデスクトップツール等)が別途必要になります。一方の「SaaS型」の場合は、インターネットに接続可能なパソコンやスマホがあれば、一般的なWebサイトにアクセスするような感覚で利用することができます。

 昨今、社内ネットワークに社外からアクセスできるような仕組みを整備されている企業様が多いようにも見受けられますが、もしそれらの設備がないようでしたら、「SaaS型」の方がお手軽ではあります。

ポイント② 帳票・経路作成

 ワークフローを電子化する場合、自社用の帳票類はもちろんのこと、申請 ・ 承認の経路を開発する必要があります。各製品ともノン・プログラミングで簡単に開発できるような工夫はされてますが、製品によって大きな特色が出るポイントになります。

 一般的に「オンプレ型」では、複雑な帳票や経路もシステム化できるよう拡張性が高い作りになっていますが、その分、開発の難易度が高くなる傾向があります。一方の「SaaS型」は比較的シンプルな作りのため、複雑な帳票や経路に対応できないケースもありますが、開発の難易度は易しくなります。

 システムとして、どこまで柔軟に対応するか、非常にユーザビリティ(使い勝手)に関わるポイントになりますので悩ましいところとなります。

 但し、どちらも難易度差はあれど、開発が伴います。自社だけで開発できるようなスキルをお持ちであれば問題ないですが、メーカーのサポートや開発委託先が必要となる場合もございます。自社のスキルレベルを鑑みながら、どちらが自社に最適か検討することも重要なポイントとなりえます(当方の経験上、どちらの製品を選択されても一般的には開発委託される場合が多いです)。

ポイント③ データ連携

 「オンプレ型」の製品の多くはデータ連携機能を持っています。そもそもデータ連携とは、各システムに登録されたデータを相互に再利用することで効率化が図れる仕組みです。例えば、経費精算伝票のデータを最終的に会計システムに流し込んだり、販売管理システムの得意先情報や商品情報をワークフロー・システムに読み込ませたり、業務効率化を加速化させる機能です。

 一方の「SaaS型」では一般的にデータ連携の機能はございません。一般的にCSV形式でデータを抽出する機能はございますので、そちらを他システムに取り込むことはできますが、CSV形式のデータの加工するためにバッチ処理や手作業が必要になることも多く、ひと手間が発生する場合が多いようです。

 つまり、業務効率の観点において、データ連携は非常に便利な機能となりますので、利用範囲や目的の将来性を見越して充分にご検討いただきたい大きなポイントでございます。

ところで、当研究所のオススメは……

 ここまで読んで勘の鋭い方ならお気づきかと思いますが、「オンプレ型」の代表的な製品が第2回でご紹介しました『Web PerfomerWf』「SaaS型」の代表的な製品が第3回でご紹介しました『X-point Cloud』となります。

 しかしながら、『Web PerformerWf』をAWSやAzureなどのクラウド上に構築して「SaaS型」っぽく利用することもできますし、『X-point Cloud』のエイトレッド社ではデータ連携が可能なオンプレ型上位製品『Agile Works』を提供していたりしますので、一概にどちらがオススメとは決め切れないのも実情です。

 メーカーごとに事前評価できることも多いので、「あーでもない」「こーでもない」と十分な評価やテストを実施した後で決められるのも重要かと思います。

まとめ

 以上、ワークフロー・システムの選ぶコツとして、3つの大きなポイントをご説明してまいりましたが、いかがだったでしょうか。各々のご要望やご状況に適した製品を選ぶことは非常に困難なことも多いと思われますので、そのあたりでお困りでしたら当研究室へお気軽に「お問い合わせフォーム」よりご相談いただけますと幸いです。

 さて、次回以降はユースケース(ユーザー事例)のご紹介をしたいと思います。『Web PerformerWf』『X-point Cloud』のそれぞれのユーザー様から「生の声」をお届けしますので、お楽しみに‼ 目指せ、脱ハンコ!